Wofür Sie die Anmeldungsverwaltung verwenden
Eine Einreichung ist noch keine Mitgliedschaft. Hier prüfen Sie die Angaben und Nachweise, entscheiden über die Aufnahme und legen Personen, Familienbeziehungen und Mitgliedschaften an. Das öffentliche Formular und seine Konfiguration erklären Anmeldeformular ausfüllen und Anmeldeangebote verwalten.
Voraussetzungen und Rechte
Zum Lesen benötigen Sie Anmeldungen ansehen, für Notizen, Ablehnung und Löschen Anmeldungen bearbeiten. Mitglied aufnehmen erfordert zusätzlich Personen erstellen. Soll eine vorhandene Kontaktperson Mitglied werden, brauchen Sie auch das Bearbeitungsrecht für diese Person, ebenso beim Zurücksetzen eines vorhandenen Kündigungsdatums für einen Teilnehmer. Benutzer erstellen erlaubt die Auswahl von Kontorollen im Aufnahmeassistenten; ohne dieses Recht gilt die Standardrolle. Untergruppen lassen sich hier nur mit dem Personen-Bearbeitungsrecht zuordnen. Arbeiten Sie im richtigen Verein: Die Liste und Dublettenprüfung zeigen nur dessen zugängliche Daten.
Status und Inhalt eines Vorgangs
- Eingereicht: Die E-Mail-Adresse wurde noch nicht bestätigt. Eine Aufnahme ist noch nicht möglich.
- Offen: Die Adresse wurde bestätigt oder die Anmeldung mit einer bereits bestätigten Identität abgegeben.
- Aufgenommen: Der Aufnahmeassistent wurde abgeschlossen; die Anmeldung bleibt als Unterlage erhalten.
- Abgelehnt: Der Verein hat den Vorgang geschlossen. Eine Wiederöffnung ist nicht vorgesehen.
- Abgelaufen: Die unbestätigte Einreichung wurde nach Ablauf der Bestätigungsfrist geschlossen.
Auf der Vorgangsseite sehen Sie Angebot, Status, Zeitpunkte, Kontaktadresse und Vorgangsnummer. Teilnehmer und Angaben zeigt die teilnehmenden Personen, gewählte oder fest zugeordnete Optionen und Links zu bereits verbundenen Vereinspersonen. Sorgeberechtigte und Zahler erscheinen hier nur, wenn sie selbst teilnehmen. Die Angaben eines nicht teilnehmenden Sorgeberechtigten prüfen Sie im Aufnahmeschritt Daten. Angezeigte Kosten bei der Einreichung hält Namen, Beträge, Rhythmus und Währung der ursprünglich gezeigten Beiträge fest. Ein späterer neuer Betrag ändert diesen Nachweis nicht. Die Anzeige allein hat noch keine Gebühr zugeordnet.
Unter Nachweise stehen die aktiv bestätigten Erklärungen zur konkreten Dokumentfassung oder zum konkreten Text. Bloß angezeigte Hinweise erzeugen keinen Bestätigungsnachweis. Verwaltungsnotizen halten Ihre Absprachen fest; der Verlauf zeigt die Ereignisse, ohne Notiztexte oder Personendaten dort nochmals abzulegen.
Eingegangene Anmeldungen bearbeiten
Öffnen Sie Anmeldungen. Der Tab Offen zeigt bestätigte Anmeldungen, die noch auf Ihre Entscheidung warten. Die Liste hat drei Tabs — Offen, Aufgenommen, Abgelehnt — sowie Alle; die Tabs sind der Statusfilter. Alle zeigt zusätzlich Eingereicht (E-Mail noch nicht bestätigt) und Abgelaufen (nie bestätigt); den genauen Status nennt die Spalte „Status“ und die Vorgangsseite. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Vorgangsseite mit den Teilnehmerangaben, den gewählten Optionen, dem Kostennachweis, den bestätigten Dokumenten, der Bemerkung des Anmelders, Ihren Notizen und dem Verlauf.
Für einen offenen Vorgang wählen Sie eine von zwei Entscheidungen:
- Mitglied aufnehmen startet den Aufnahmeassistenten (siehe unten).
- Ablehnen schließt den Vorgang. Eine Begründung ist optional und wird als Notiz gespeichert. Zieht ein Anmelder seine Anmeldung selbst zurück, lehnen Sie sie ebenfalls ab und halten das in der Begründung fest. Membergy verschickt keine Ablehnung — Sie informieren den Anmelder selbst.
Dazu kommen zwei Hilfsaktionen: Notiz hinzufügen hält Rückfragen, Telefonate und Absprachen fest, auch auf aufgenommenen und abgelehnten Vorgängen. Notiz muss Text enthalten und darf höchstens 5000 Zeichen lang sein. Eine gespeicherte Notiz kann nicht nachträglich umgeschrieben werden; ergänzen Sie eine weitere Notiz zur Korrektur. Löschen — die gewohnte Löschaktion mit dem Papierkorb-Symbol — entfernt einen nicht aufgenommenen Vorgang samt allen Angaben unwiderruflich; zur Sicherheit geben Sie dazu die Vorgangsnummer ein. Ohne Ihr Eingreifen löscht Membergy nicht aufgenommene Anmeldungen automatisch: nie bestätigte 30 Tage nach ihrem Ablauf, abgelehnte 90 Tage nach der Entscheidung. Offene Anmeldungen bleiben, bis Sie entscheiden.
Die eingereichten Angaben werden nie umgeschrieben — auch nicht von Ihnen. Fällt Ihnen ein Tippfehler auf, nehmen Sie die Person auf und korrigieren sie danach in der Personenverwaltung.
Aufnahme in vier Schritten
Die Leiste führt durch Dubletten, Daten, Status, Teams und Gebühren und Zusammenfassung. Abgeschlossene Schritte können Sie erneut öffnen; künftige Schritte werden erst nach Weiter zugänglich. Vor dem Abschluss können Sie den Dialog abbrechen.
1. Dubletten prüfen
Öffnen Sie auf einem offenen Vorgang Mitglied aufnehmen. Prüfen Sie die angezeigten möglichen Dubletten: Name, Personennummer und ob ein Zugang verknüpft ist. Gesucht wird nur im zugänglichen Personenbestand dieses Vereins. Der Dialog bietet keine Auswahl zum Zusammenführen einer möglichen Dublette. Eine bereits an die Anmeldung gebundene Person wird als verwendet gekennzeichnet; für sie entsteht keine zweite Person. Klären Sie andere Dubletten vor dem Abschluss, statt eine weitere Person ungeprüft anzulegen.
2. Daten und Eintrittsdatum prüfen
Das Eintrittsdatum legt den Beginn der neu angelegten Status-, Team- und Gebührenzuordnungen fest. Kontrollieren Sie je Person die Angaben und Kontakte sowie die Bemerkungen des Anmelders. Ein Wunschinstrument aus der Bemerkung wird nicht automatisch zugeordnet; wählen Sie es im nächsten Schritt selbst. Diese Ansicht ist keine Korrekturmaske.
Rollen des Benutzerkontos
Im Schritt Daten sehen Sie unter Rollen, welche Vereinsrollen das Benutzerkonto des Anmelders bekommt. Rollen zu vergeben ist Benutzerverwaltung: Nur wer auch Benutzer erstellen darf (in der Vorgabe der Administrator), kann hier wählen. Die gesonderte Personenaktion Account erstellen benötigt zusätzlich Benutzer bearbeiten. Im Aufnahmeassistenten ist die Standardrolle Mitglied Ihres Vereins vorbelegt; Sie können weitere Rollen ergänzen oder die Auswahl leeren. Ohne Rolle sieht das neue Mitglied nach der Kontoaktivierung keine Funktionen — auch die Termine-Kachel nicht —, deshalb warnt die Zusammenfassung in diesem Fall ausdrücklich. Wer Anmeldungen bearbeiten, aber keine Benutzer erstellen darf, sieht die Rolle nur zur Information: Das Konto erhält genau die Standardrolle Mitglied; weitere Rollen vergibt später ein Benutzerverwalter in der Benutzerverwaltung. Hat Ihr Verein die Rolle „Mitglied“ umbenannt oder gelöscht, erhält das Konto in diesem Fall keine Rolle — der Dialog sagt das. Die Rollen gelten mit der Einladung (sie werden vergeben, sobald die Person ihren Zugang aktiviert) oder sofort, wenn die Anmeldung aus einem angemeldeten Konto abgegeben wurde und dieses Konto direkt verknüpft wird. Zur Auswahl stehen nur Rollen Ihres Vereins. Hat der Anmelder als bestehende Person bereits ein Konto, erscheint das Feld nicht: Sein Konto und seine Rollen bleiben, wie sie sind.
3. Status, Teams und Gebühren festlegen
Nur Teilnehmer, die eine neue Mitgliedschaft benötigen, stehen in diesem Schritt mit Name und Rollen als eigener Block. Für sie wählen Sie in dieser Reihenfolge Untergruppen, Status, Teams, Gebühren und Instrumente. Mindestens ein Mitgliedsstatus ist für eine neue Mitgliedschaft nötig, auch wenn das veröffentlichte Angebot nur ein Team oder eine Untergruppe vorgeschlagen hat. Alle Vorschläge bleiben änderbar.
Untergruppen ordnen die Person den Vereinsbereichen zu; die aktuelle Vereinseinstellung bestimmt, ob eine oder mehrere erlaubt sind. Status beschreibt die Mitgliedschaft, Teams den Teilnehmerkreis. Instrumente erscheinen nur, wenn Ihr Verein diese Funktion nutzt. Sie sind nicht vorbelegt: Wählen Sie diese selbst, etwa anhand der Bemerkung. Für einen Sorgeberechtigten ohne eigene Teilnahme gibt es keine neue Mitgliedschaft und keine Status-, Team- oder Gebührenzuordnung. Bei bereits laufender oder geplanter Mitgliedschaft erscheinen die Mitgliedschaftsfelder nicht erneut.
Der Gebührenvorschlag: Das Feld Gebühren ist je Person mit den Beiträgen vorbelegt, die das Anmeldeangebot für die bei der Einreichung gewählten Optionen und die Rolle der Person vorsieht — Teilnehmer erhalten die Beiträge der gewählten Mitgliedsart beziehungsweise des gewählten Angebots, ein mitwerdender Sorgeberechtigter die dafür hinterlegten. Die Labels zeigen den heute gültigen Betrag; daneben steht zur Information, über wen die Person zahlt („zahlt selbst“ oder „zahlt über: Name“). Hat der erkannte Anmelder einen vorhandenen Hauptzahler, hat dieser Vorrang und zahlt auch für das Kind; sonst zahlt der Sorgeberechtigte. Der Vorschlag ist frei änderbar: Entfernen Sie Beiträge, ergänzen Sie andere oder lassen Sie das Feld leer — auch „keine Gebühr“ ist eine Entscheidung. Zugeordnet wird ausschließlich, was beim Klick auf „Mitglied aufnehmen“ in der Zusammenfassung steht, mit dem Eintrittsdatum als Beginn. Eine Beitragsbefreiung berücksichtigen Sie bei der Gebührenauswahl oder später an der Person. Ein inzwischen gelöschter Beitrag fehlt in der Vorbelegung; der bei der Einreichung angezeigte Kostenblock bleibt unverändert am Vorgang stehen. Die Vorschläge stammen aus der eingereichten Angebotsfassung; eine neue Fassung ändert ältere Vorgänge nicht.
Enthält eine Anmeldung berufliche Angaben oder Untergruppen, die Ihr Verein inzwischen abgeschaltet hat, zeigt der Aufnahmeschritt Status, Teams und Gebühren einen Hinweis. Sie können die Aufnahme fortsetzen. Die eingereichten Angaben bleiben in der Anmeldung; ausgeschaltete berufliche Angaben werden nicht in neu angelegte Personen übernommen und es entsteht keine Untergruppen-Mitgliedschaft. Schalten Sie die Funktion vor der Aufnahme wieder ein, können die Angaben und Untergruppen wie üblich übernommen werden. Nach einer Aufnahme bei ausgeschalteter Funktion erfolgt keine automatische Nachtragung.
4. Zusammenfassung prüfen und aufnehmen
Die Zusammenfassung nennt das Eintrittsdatum und für jede Person, ob sie neu angelegt und Mitglied wird, als Sorgeberechtigter und Zahler ohne Mitgliedschaft angelegt wird oder als bestehende Person verwendet wird. Prüfen Sie Mitgliedsstatus, Gebühren, Zahler, Instrumente und die Kontorollen. Ändern Sie bei Bedarf die Auswahl in den vorherigen Schritten.
Erst Mitglied aufnehmen bestätigt alles gemeinsam. Es gibt keine zusätzlichen Bestätigungs-Häkchen. Der Abschluss legt Personen, Familienbeziehungen und die ausgewählten Zuordnungen gemeinsam an und setzt den Vorgang auf Aufgenommen. Eine Anmeldung aus einem bestätigten Konto wird mit diesem Konto verbunden. Andernfalls geht gegebenenfalls eine Einladung an die bestätigte Anmelderadresse. Die E-Mail erklärt, dass die Anmeldung bearbeitet wurde und der Zugang jetzt aktiviert werden soll.
Sorgeberechtigte verwalten ihre Kinder
Wer ein minderjähriges Kind anmeldet, verwaltet es nach der Aufnahme: Die Aufnahme legt die Familienverknüpfung Elternteil → Kind mit darf verwalten an — ohne eigenes Häkchen im Dialog —, und das Benutzerkonto des Sorgeberechtigten wird Verwalter des Kindes. Das gilt sofort, wenn das Konto bereits besteht (Anmeldung aus dem angemeldeten Konto, Nachmeldung eines Mitglieds mit Konto), sonst in dem Moment, in dem der Sorgeberechtigte seine Einladung annimmt. Als Verwalter sieht er die Termine und Dienstpläne des Kindes im Mitgliederbereich und kann für das Kind antworten. Sie finden den Verwalter auf der Personenseite des Kindes im Feld Verwalter und als Schlüssel-Symbol in der Familientabelle; dort können Sie das Recht später auch wieder entziehen oder weitere Verwalter (etwa einen Betreuer) ergänzen — bereits eingetragene Verwalter bleiben bei der Aufnahme unberührt.
Wiederaufnahme bestehender Personen
Nehmen Sie eine bestehende Vereinsperson als Teilnehmer auf, steht ein vorhandenes Datum aus Gekündigt am danach mit derselben Beschriftung in ihrer Bemerkung; das Feld Gekündigt am wird geleert. Dafür benötigen Sie das Bearbeitungsrecht für diese Person. Das gilt auch, wenn der bisherige Mitgliedsstatus noch läuft und kein neuer nötig ist. Frühere Mitgliedszeiträume bleiben erhalten; ein benötigter neuer Status beginnt einen eigenen Zeitraum. Bei einer Nachmeldung nur als Sorgeberechtigter wird das Kündigungsdatum nicht verändert. Die gespeicherte Beschriftung und das Datumsformat TT.MM.JJJJ bleiben immer deutsch. Das neue Eintrittsdatum muss nicht nach dem früheren Austritt liegen; wählen Sie es bewusst. Auch ein bereits früher zugeordneter Beitrag darf erneut gewählt werden und kann erneut fällig werden.
Ein Mitgliedsstatus, der vor dem heutigen Tag endete, gilt dabei bereits als früher — auch innerhalb desselben Monats. Eine laufende oder schon für später geplante Mitgliedschaft zählt hingegen als vorhanden; für sie wird kein zweiter Status und kein neuer Beitrag angelegt.
Teams und Termine nach der Aufnahme
Wenn Sie bei der Aufnahme eine Person einem Team zuordnen, werden für dessen bereits anstehende Termine keine Einladungsmails verschickt, auch nicht an Gastadressen. Nach einer späteren Kontoaktivierung werden sie nicht nachgeholt; die Termine sind dann über die Teamteilnahme im Mitgliederbereich sichtbar. Ein neuer Termin dieses Teams kann die Person wie üblich einladen. Nehmen Sie die Person später eigenständig in ein weiteres Team auf, werden Einladungen zu dadurch neu abgedeckten anstehenden Terminen normal versandt; bei einer für später geplanten Teamaufnahme geschieht das am Starttag. Ein bereits über das bei der Aufnahme zugeordnete Team sichtbarer Termin kann bei einer zusätzlichen direkten oder Team-Einladung ohne weitere Einladungsmail bleiben. Über Änderungen und Absagen solcher Termine können auch anfangs ohne Einladung aufgenommene Personen benachrichtigt werden, einschließlich Gäste mit aktivierter Gast-Mail. Ändern Sie später das Startdatum der Teamzuordnung, gilt der normale Einladungsablauf; bei einem künftigen neuen Start können am neuen Starttag Einladungen versandt werden.
Die Anmeldung bleibt bei der Person
Eine aufgenommene Anmeldung ist wie ein unterschriebenes Anmeldeformular in der Personenakte: Sie bleibt vollständig und unverändert erhalten. Auf der Seite jeder daraus entstandenen Person finden Sie direkt unter der Bemerkung das Feld Anmeldung mit Datum, Angebot, Rolle in der Anmeldung (Teilnehmer, Anmelder, Sorgeberechtigter, Zahler) und einem Link zum Vorgang — sichtbar nur für Nutzer mit dem Recht, Anmeldungen anzusehen. Aufgenommene Vorgänge lassen sich nicht einzeln löschen. Sie verschwinden erst, wenn die letzte mit ihnen verbundene Person — neu angelegt oder als bestehendes Mitglied wiederverwendet — endgültig gelöscht wird; das einfache Löschen einer Person (in den Papierkorb) lässt die Anmeldung stehen.
Fehler und Sonderfälle
Der Vorgang wurde inzwischen bearbeitet oder gelöscht. Öffnen Sie die Liste erneut und prüfen Sie den aktuellen Stand. Eine bereits aufgenommene Anmeldung legt bei Wiederholung keine zweite Aufnahme an. Ein abgelehnter oder abgelaufener Vorgang kann nicht aufgenommen werden.
Ein Ziel, eine Person oder der Hauptzahler fehlt inzwischen. Prüfen Sie die Meldung und korrigieren Sie die betroffenen Vereinsdaten beziehungsweise die Auswahl vor dem Abschluss. Bei einem gewechselten Untergruppen-Modus kann eine neue ausdrückliche Auswahl nötig sein; eine abgeschaltete Funktion wird im Dialog als Hinweis erklärt.
Die Einladungsmail konnte nicht gesendet werden. Die Aufnahme ist trotzdem abgeschlossen. Fassen Sie über Einladungsmail erneut senden nach; zwischen Versandversuchen gilt eine Wartezeit von zehn Minuten. Nehmen Sie dieselbe Anmeldung nicht nochmals auf. Membergy erstellt keine gesonderten Aufnahme- oder Ablehnungsbriefe; Rückfragen und Ablehnungen kommunizieren Sie selbst.
Eingereichte Daten können nicht übernommen werden. Folgen Sie der angezeigten Meldung. Wenn sie auf den Beitrittsassistenten verweist, legen Sie die Person dort mit passenden Daten an und lehnen Sie die Anmeldung mit einer erklärenden Notiz ab.
Das neue Mitglied sieht nach Kontoaktivierung keine Funktionen. Prüfen Sie seine Vereinsrolle in der Benutzerverwaltung. Mitglied ist im Aufnahmeassistenten vorbelegt, sofern diese Standardrolle noch existiert. Eine geleerte Rollenauswahl wird in der Zusammenfassung angezeigt.
Ein Elternteil sieht die Termine seines Kindes nicht. Prüfen Sie die Kontoaktivierung und auf der Personenseite des Kindes Verwalter sowie darf verwalten in der Familientabelle. Die Verwaltung eines Kindes ersetzt keine fehlenden Vereinsrechte des Elternkontos.
Die Anmeldung soll zurückgezogen oder korrigiert werden. Halten Sie den Wunsch als Notiz fest und lehnen Sie nötigenfalls ab. Es gibt keine nachträgliche Bearbeitung der eingereichten Angaben. Sie können eine Person nach der Aufnahme korrigieren oder eine neue Anmeldung erbitten.