Wofür Sie Ihre eigenen Daten verwalten
Membergy bietet allen Mitgliedern eines Vereins an, die eigenen im Verein hinterlegten Daten selbst einzusehen und zu pflegen: Name, Geburtstag, Anschrift, Bankverbindung, Kontaktdaten und eigene Datenfelder des Vereins. Die Verwaltung des Vereins muss dafür nichts tun – was Sie speichern, ist sofort wirksam und steht dem Verein zum Beispiel für Briefe, Beiträge und Mitgliederlisten zur Verfügung.
Diese Personendaten sind etwas anderes als Ihr Membergy-Zugang mit Login-E-Mail-Adresse, Passwort, Passkeys und Zwei-Faktor-Authentifizierung. Den Zugang verwalten Sie im Profil; wie beides zusammenhängt, erklärt der Abschnitt „Logindaten" weiter unten.
Voraussetzungen
- Ihr Zugang ist mit Ihrer Person im Verein verknüpft. Das geschieht, wenn der Verein den Zugang direkt erstellt oder Sie eine Einladung annehmen.
- Sie besitzen im jeweiligen Verein das Recht Eigene Person bearbeiten. Es gehört zur Standardrolle „Mitglied". Fehlt das Recht, erscheint die Kachel Ich nicht.
- Welche Felder angeboten werden, hängt von den im Verein aktiven Funktionen ab. Die SEPA-Mandatsdaten erscheinen zum Beispiel nur, wenn Ihr Verein Beiträge per Lastschrift einzieht.
- Beim Öffnen bestätigen Sie einmalig Ihr Passwort oder Ihren Passkey – wie beim Profil. Die Bestätigung gilt anschließend für die eingestellte Sicherheitsfrist; danach fragt Membergy erneut. Wer die Abfrage abbricht, kehrt zur Startseite zurück.
Das Formular „Ich" öffnen
Öffnen Sie auf der Startseite die Kachel Ich. Sie führt direkt in die Mitgliederzone, ohne den Verwaltungsbereich und ohne Seitenmenü. Die Verwaltungs-Kachel ist dafür nicht mehr nötig und erscheint nur, wenn Sie in mindestens einem Verein Verwaltungsrechte haben.
Die kurze Adresse /me wählt zunächst die eigene Person des Vereins aus der Kopfzeile. Gibt
es dort keine eigene Person, verwendet Membergy die erste Person, die Sie verwalten dürfen.
Anschließend steht immer die eindeutige Adresse /me/{person} in der Adresszeile, wobei
{person} für die Nummer des geöffneten Personendatensatzes steht. Hat die Auswahl auf der
Startseite den Kreis bereits auf genau eine Person eingeschränkt, führt die Kachel direkt zu
dieser Adresse.
Im Formularkopf steht links das Bild der bearbeiteten Person neben ihrem Namen. Darunter steht ihre Mitgliedsnummer im gerade geöffneten Verein, sofern eine vergeben ist. „Mitglied seit“ erscheint nur, wenn der Verein genau einen datierten, aktuell gültigen Mitgliedsstatus für diese Person hinterlegt hat. Gehören Sie mindestens zwei aktiven Vereinen an, steht rechts bei jeder Person „Aktueller Verein“ über dem Vereinslogo und Namen – auch bei einem Kind, das Sie nur in einem Verein verwalten. Auf schmalen Displays rückt der Verein darunter. Bei nur einem aktiven Verein entfällt dieser Vereinskontext. Ist dieselbe Person über ihren Zugang in mehreren Vereinen verknüpft und dürfen Sie ihre Daten dort pflegen, können Sie rechts den Vereinsnamen aufklappen und einen dieser Vereine wählen. Das Formular zeigt dann die Daten und die Felder des gewählten Vereins. Ist die geöffnete Person nur in einem Verein pflegbar, bleibt der Vereinsname ohne Auswahl. Der Breadcrumb lautet Start / Name der Person. Die Bezeichnung Ich ist der Name der Kachel, aber keine zusätzliche Navigationsebene.
Verwalten Sie zusätzlich die Daten von Kindern oder betreuten Personen, zeigt die Ecke der Kachel die Anzahl aller aktuellen Personen, die Sie pflegen dürfen. Auf der Startseite erscheint dann außerdem eine Zeile mit runden Personenbildern. Wählen Sie dort eine Person aus und tippen Sie anschließend auf Ich, um deren Formular direkt zu öffnen. Konten ohne eigene Person können auf dieselbe Weise eine betreute Person auswählen.
Zwischen Personen wechseln
Sobald Sie mindestens zwei aktuelle Personenidentitäten bearbeiten dürfen, erscheint auch im Ich-Formular oberhalb des Formularkopfs eine Zeile mit runden Personenbildern. Tippen Sie dort auf die gewünschte Identität. Der Ring zeigt, welche Person gerade geöffnet ist; weitere Einträge liegen bei einer langen Liste hinter +n.
- Alle eigenen Personen Ihres Zugangs in verschiedenen Vereinen bilden zusammen einen Eintrag Ich mit Ihrem Konto-Bild.
- Kinder und betreute Personen stehen mit ihrem Namen in der Zeile. Sind ihre Datensätze in mehreren Vereinen mit demselben eigenen Zugang verknüpft, bilden sie ebenfalls einen Eintrag. Ohne eine solche Verknüpfung bleiben auch gleichnamige Personen getrennte Einträge.
- Bei einem Eintrag mit nur einem Verein zeigt die Zeile den Vereinsnamen darunter, wenn die Auswahl insgesamt mehrere Vereine umfasst. Für Einträge mit mehreren Vereinen wählen Sie den Verein rechts im Formularkopf.
Ein Eintrag öffnet zuerst den Datensatz der gewählten Identität im gerade geöffneten Verein, sofern Sie ihn dort pflegen dürfen. Andernfalls öffnet er ihren ersten verfügbaren Verein. Auch nach einem Vereinswechsel bearbeiten Sie immer nur den Datensatz dieses Vereins.
Diese Zeile wechselt nur zwischen den Adressen /me/{person}. Sie verändert weder die Vereins-
noch die Personenauswahl auf der Startseite oder in den Termin- und Dienstplanlisten.
Ausgetretene oder als verstorben erfasste Personen erscheinen nicht in der Zeile. Solange die
Verknüpfung besteht, bleibt ihre direkte Adresse jedoch erreichbar.
Personendaten in mehreren Vereinen abgleichen
Sind Sie in mehreren Vereinen mit je einer eigenen Person verknüpft, bleiben die Datensätze zunächst getrennt. Weichen gemeinsame Daten voneinander ab, zeigt die Kachel Ich eine rote 1. Die Zahl bedeutet nur, dass mindestens eine Abweichung besteht. Fehlende Pflichtangaben allein lösen sie nicht aus. Die Vereinsauswahl auf der Startseite begrenzt auch diesen Hinweis: Nur wenn mindestens zwei Ihrer aktuellen, bearbeitbaren eigenen Personen im gewählten Bereich liegen, können dort Unterschiede angezeigt werden. Die Zahl in der Kachelecke zählt weiterhin alle aktuellen Personen, die Sie bearbeiten dürfen.
Im geöffneten Ich-Formular zeigt ein eingeklappter Hinweis, in wie vielen bearbeitbaren Vereinen Angaben zur geöffneten Person abweichen. Das gilt auch für eine verwaltete Person, wenn ihre Datensätze über denselben eigenen Zugang verknüpft sind und Sie jeden Datensatz bearbeiten dürfen. Gleichnamige Personen ohne diese Verknüpfung werden nicht abgeglichen. Die Auswahl auf der Startseite begrenzt diesen Formularvergleich nicht; der dortige Personenfilter zeigt verwaltete Personen mit demselben verknüpften Zugang als eine Wahl über die berechtigten Vereine. Ohne verknüpften Zugang bleiben sie einzeln, auch bei gleichem Namen. Unter jedem unterschiedlichen Wert stehen alle verglichenen Vereine, in denen dieser Wert hinterlegt ist – auch der gerade geöffnete Verein und weitere Vereine mit demselben Wert. Ein leerer Wert erscheint als Strich. Stimmen alle Angaben überein, bleibt der Vergleichshinweis verborgen.
Der Button Diesen Wert in allen verglichenen Vereinen verwenden steht unten rechts in jeder Wertkarte. Wählen Sie ihn bei einem Personenfeld, wird genau dieses Feld sofort in allen hier verglichenen Vereinen mit Bearbeitungsrecht für diese Person gespeichert, einschließlich des geöffneten Vereins. Andere Felder bleiben unberührt. Bei der Bankverbindung schreibt die Aktion Bankname, IBAN, BIC und Kontoinhaber gemeinsam. Scheitert die Prüfung in einem Verein, wird in keinem Verein etwas geändert. Haben Sie für das gewählte Feld noch ungespeicherte Eingaben im Formular, speichern oder verwerfen Sie diese zuerst. Die Übersicht und das Formular werden nach erfolgreichem Abgleich aktualisiert.
Bei Kontaktdaten zeigt die Übersicht jeden unterschiedlichen Wert eines Typs einzeln und nennt alle Vereine, in denen er steht. Vereine ohne Eintrag für diesen Typ sind eigens aufgeführt. Markieren Sie einen oder mehrere Werte und wählen Sie den Button Ausgewählte Werte in allen verglichenen Vereinen verwenden unten rechts auf der Karte des Kontakttyps. Danach stehen genau diese Werte für den gewählten Kontakttyp in allen hier verglichenen Vereinen. Die Wahl eines Werts übernimmt keine weiteren Werte aus dessen Verein. Ohne Auswahl wird nichts gelöscht; zum vollständigen Leeren verwenden Sie das Formular.
Bereits vorhandene Kontaktzeilen behalten ihre Freigabe und ihre vereinsbezogenen Angaben. Neu hinzugefügte Werte erhalten zunächst Nicht freigegeben. Andere Kontakttypen bleiben unverändert. Eine Kontaktzeile mit Ihrer oder der Login-E-Mail der verknüpften Person können Sie auf diesem Weg nicht entfernen. Die Login-E-Mail der verwalteten Person wird hier nie geändert; für Ihre eigene Person bleibt der ausdrückliche Login-E-Mail-Ablauf im Formular. Bei mehrfach identischen Zeilen, ungültigen Werten, ausgeschöpfter Zeilenzahl oder veralteter Auswahl zeigt Membergy einen Hinweis und ändert keinen der Vereine. Ungespeicherte Änderungen an genau diesem Kontakttyp müssen Sie zuerst speichern oder verwerfen; andere offene Eingaben im Formular bleiben erhalten.
Am Ende des Formulars stehen bei mehreren bearbeitbaren Vereinen derselben verknüpften Person zwei Buttons: Speichern (nur Musikverein) und Speichern; anstelle von „Musikverein" steht der Name des geöffneten Vereins. Auf dem Desktop steht das primäre Speichern rechts außen, auf schmalen Bildschirmen unter dem vereinsbezogenen Button. Mit dem vereinsbezogenen Button sichern Sie Ihre Eingaben nur im geöffneten Verein. Der Vergleich oberhalb des Formulars zeigt danach weiterhin oder erneut die Unterschiede zu den anderen Vereinen. Der Schalter Login-E-Mail mitändern hat eine eigene Wirkung: Ist er eingeschaltet, ändert Membergy wie unten beschrieben auch die Login-Adresse und passende Kontaktdaten in weiteren verknüpften Personen.
Mit dem primären Speichern sichern Sie zuerst die geöffnete Person. Danach übernimmt Membergy die dabei geänderten gemeinsamen Personen- und Adressdaten, Kontaktwerte und Bankdaten in andere aktuelle Vereine, in denen Sie dieselbe Person bearbeiten dürfen. Das gilt auch, wenn diese Angaben dort vorher anders waren. Sie brauchen keine Auswahl zu bestätigen. Der geklickte Button entscheidet über den Umfang. Unberührte leere Felder werden nicht übernommen; ein bewusst geleertes, zuvor gefülltes Feld dagegen schon. Kinder und betreute Personen ohne gemeinsamen eigenen Zugang werden nicht automatisch abgeglichen.
Ändern Sie Bankname, IBAN, BIC oder Kontoinhaber und klicken auf das primäre Speichern, wird die gesamte gespeicherte Bankverbindung mit diesen vier Angaben übernommen. Mit dem vereinsbezogenen Speichern bleibt sie in den anderen Vereinen unverändert. Änderungen nur an anderen Feldern lassen die Bankverbindung unberührt. Mitgliedsnummern, Zahlungsarten, Freigaben für Geburtstag und Kontakte, Vereinsfelder, Status, Teams und Mandatsdaten bleiben je Verein getrennt. Neue Kontaktwerte erhalten die Freigabevoreinstellung des Zielvereins; vorhandene Kontaktwerte behalten ihre dortige Freigabe. Nach erfolgreichem Speichern erscheint eine Bestätigung. Falls ein Zielverein die Änderung nicht übernehmen kann, nennt eine Fehlermeldung den betroffenen Verein und bei ungültigen Daten auch das Feld und den Grund. Ihre Änderung im geöffneten Verein bleibt gespeichert; der betroffene Zielverein bleibt unverändert.
Felder und Einstellungen
Persönliche Daten
- Nummer ist Ihre Mitgliedsnummer. Sie wird vom Verein vergeben und lässt sich hier nicht ändern.
- Anrede, Geschlecht, Vorname, Nachname und Geburtstag sind für Mitglieder Pflichtangaben. Geburtsname, Titel und Hochzeitsdatum können Sie ergänzen, wenn Ihr Verein sie verwendet.
- Sichtbarkeit Geburtstag legt fest, wer den Geburtstag in Mitgliederlisten wie den Teamlisten sehen darf: Eigener Verein, Eigenes Team oder Nicht freigegeben. Die Vereinsverwaltung sieht den Geburtstag unabhängig davon.
Adressdaten
Adresszusatz, Straße, PLZ, Stadt und Land bilden zusammen mit der Anrede Ihre Postanschrift. Straße, PLZ, Stadt und Land sind für Mitglieder Pflichtangaben. Der Verein verwendet die Anschrift zum Beispiel für Briefe.
Zahlungsdaten
Bankname, IBAN, BIC und Kontoinhaber sind Ihre Bankverbindung für den Beitragseinzug; IBAN und BIC werden beim Speichern geprüft. Zieht Ihr Verein per Lastschrift ein, werden zusätzlich Mandatsdatum und Mandatsreferenz angezeigt. Diese beiden Felder pflegt ausschließlich die Verwaltung.
Eigene Datenfelder
Ohne Personenrechte erscheinen vom Verein eingerichtete Zusatzfelder – zum Beispiel Uniformgröße oder Notenmappe – in Ihrem Formular, wenn der Verein sie für Mitglieder freigibt. Neue und bereits vorhandene Felder stehen zunächst auf „Verwaltung". Der Verein kann je Feld „Mitglied liest" oder „Mitglied pflegt" wählen. Mit Personenrechten sehen Sie auch Verwaltungsfelder im eigenen „Ich"-Formular; zum Ändern brauchen Sie Bearbeitungsrechte. Schlagwörter und interne Bemerkungen der Verwaltung gehören ohne Personenrechte nicht zu Ihrem Formular.
Speichern
Mit Speichern am Ende des Formulars sichern Sie alle Änderungen auf einmal. Bei mehreren bearbeitbaren Vereinen derselben verknüpften Person gilt die oben beschriebene Übernahme; bei nur einem bearbeitbaren Verein speichert dieser einzelne Button nur den geöffneten Verein. Eine Meldung bestätigt den Erfolg; das Formular bleibt geöffnet. Pflichtfelder sind mit einem Stern markiert. Bleibt eines leer oder ist eine Eingabe ungültig, weist das Formular am betreffenden Feld darauf hin und speichert nichts.
Kontaktdaten
Der Bereich Kontaktdaten ist Teil desselben Formulars. Anders als Name oder Anschrift sind das eigenständige Zeilen: Sie können bis zu 20 Einträge hinterlegen, und jeder Eintrag hat einen Typ, einen Wert und eine eigene Sichtbarkeit. Über das Plus fügen Sie eine Zeile hinzu; über den Papierkorb entfernen Sie sie. Alle Zeilen werden gemeinsam mit den übrigen Personendaten gespeichert.
Die folgenden Typen stehen zur Verfügung:
- Telefon privat
- Mobil privat
- Fax privat
- Email privat
- Telefon geschäftlich
- Mobil geschäftlich
- Fax geschäftlich
- Email geschäftlich
- Vereins-Email
Die Sichtbarkeit steuert, wer den Eintrag außerhalb der Verwaltung sehen darf, etwa in den Teamlisten. Die Stufen reichen von Nicht freigegeben über Eigenes Team und Eigener Verein bis Übergeordneter Verband, Öffentlich und Website. Der Verein gibt einen Standardwert vor, den Sie je Eintrag ändern können. Die Verwaltung sieht Kontaktdaten unabhängig von dieser Einstellung. Freigaben lassen sich auch direkt aus einer Teamliste heraus ändern.
Das Ich-Formular zeigt keine Tabellen für Familie, Teams oder andere Vereinsbeziehungen. Die Verknüpfungen bleiben bestehen und werden weiterhin vom Verein verwaltet. Ihre Kontaktdaten bearbeiten Sie wie gewohnt in den Zeilen dieses Formulars.
Warnung: Beachten Sie den folgenden Abschnitt Logindaten, wenn Sie die E-Mail-Adresse ändern wollen, mit der Sie sich bei Membergy anmelden.
Logindaten
Membergy unterscheidet strikt zwischen Ihren Personendaten im Verein und Ihren Logindaten. Ein einziger Zugang kann mit Personen in mehreren Vereinen verknüpft sein. Sie können deshalb auch eine Login-E-Mail-Adresse verwenden, die in keinem Verein als Kontaktdatum hinterlegt ist.
Meist ist die Login-Adresse aber zugleich eine Ihrer Kontaktdaten. Ändern Sie in Ihrer eigenen Person genau die E-Mail-Zeile, die bisher Ihrer Login-Adresse entspricht, erscheint der Schalter Login-E-Mail mitändern.
- Lassen Sie den Schalter aktiv, ändert das Speichern beide Adressen. Membergy ersetzt die alte Kontaktadresse außerdem in Ihren weiteren verknüpften Personen. An die neue Adresse erhalten Sie eine E-Mail, mit der Sie sie für den Login bestätigen.
- Deaktivieren Sie den Schalter, ändert sich nur der Kontaktdaten-Eintrag; Sie melden sich weiterhin mit der bisherigen Adresse an.
- Ist die neue Adresse bereits von einem anderen Konto belegt, meldet das Formular einen Fehler und speichert die Änderung nicht.
Der Schalter ist nur an Ihrer eigenen Person verfügbar. Wer die Daten eines Kindes oder einer anderen betreuten Person pflegt, ändert deren Kontaktdaten, nie deren Login-E-Mail. Auch ein Membergy-Mitarbeiter im Support-Zugang kann Personendaten pflegen, aber keine Login-E-Mail mitändern.
Denselben Zusammenhang gibt es in umgekehrter Richtung im Profil: Dort ändern Sie die Login-Adresse und übernehmen sie auf Wunsch in Ihre Kontaktdaten.
Schritt für Schritt
- Auf der Startseite die Kachel Ich antippen.
- Passwort eingeben oder mit dem Passkey bestätigen.
- Falls Sie mehrere Identitäten pflegen: in der Personenzeile Ich oder den Namen der betreuten Person antippen. Bei mehreren Vereinen gegebenenfalls den Verein rechts im Formularkopf wählen.
- Personendaten ändern und bei Bedarf Kontaktzeilen hinzufügen oder entfernen.
- Bei mehreren bearbeitbaren Vereinen derselben Person das vereinsbezogene Speichern (nur Musikverein) (mit dem Namen des geöffneten Vereins) oder das primäre Speichern wählen. Sonst gibt es nur Speichern. Membergy bestätigt die Änderung; das Formular bleibt geöffnet.
- Über das Punkteraster-Symbol oben links oder Start im Breadcrumb zur Startseite zurückkehren.
Was nach dem Speichern passiert
Die Vereinsverwaltung erhält gebündelt eine Benachrichtigung über die geänderten Felder. Auch die mit der Person verknüpften Konten bekommen als Sicherheitshinweis eine Zusammenfassung. Änderungen an Kontaktdaten sind Teil dieses Bündels.
Häufige Fragen und Sonderfälle
- Ich bin in mehreren Vereinen Mitglied. Die Personendaten bleiben je Verein getrennt.
Grenzen Sie die Startseite über die Vereinsauswahl ein. Bleibt genau eine aktuelle Person
übrig, öffnet Ich direkt deren Adresse
/me/{person}. Andernfalls führt/mezuerst zur eigenen Person des Vereins aus der Kopfzeile und danach zur ersten Person Ihres Kreises. Im Formular gibt es für Ihre eigenen Personen nur einen Ich-Eintrag. Rechts neben dem Formulartitel wechseln Sie zwischen Ihren pflegbaren Vereinsdatensätzen. Die Auswahl auf der Startseite und in Termin- und Dienstplanlisten bleibt davon unabhängig; sie kann eine verwaltete Person mit gemeinsamem Zugang als einen Eintrag für ihre berechtigten Vereine zeigen. - Ich bin aus dem Verein ausgetreten. Solange Ihr Zugang noch mit der Person verknüpft ist, bleibt die direkte Adresse erreichbar und das Formular ist mit ausgetreten gekennzeichnet. Die Person zählt jedoch nicht mehr in der Ecke der Ich-Kachel und erscheint nicht in der Personenzeile. Dasselbe gilt für eine als verstorben erfasste Person.
- Die Kachel „Ich" fehlt. Entweder ist Ihr Zugang noch mit keiner eigenen oder betreuten Person verknüpft, oder Ihnen fehlt im betreffenden Verein das Recht Eigene Person bearbeiten. Beides klärt die Verwaltung Ihres Vereins.
- Die Verwaltungs-Kachel fehlt. Sie erscheint nur noch mit Verwaltungsrechten. Für die eigenen Daten benötigen Sie sie nicht.
- Ein Feld ist grau und lässt sich nicht ändern. Mitgliedsnummer, Mandatsdatum, Mandatsreferenz und vom Verein als nur lesbar markierte eigene Datenfelder pflegt die Verwaltung.
- Eine Adresse soll nur die Verwaltung sehen. Setzen Sie die Sichtbarkeit des Eintrags auf Nicht freigegeben; die Verwaltung sieht Kontaktdaten unabhängig von der Sichtbarkeit.